《Vista的小聲音》:如何做好在家工作的準備




時間過得很快,今天已經是大年初三了!不知道這個農曆新年,你過得好嗎?有沒有跟家人、親友去哪裡拜年或四處逛逛呢?因為疫情的關係,我相信也有很多朋友今年選擇在家過年。

說到在家工作(WFH, Work From Home),我相信大家並不陌生。這兩年因為新冠肺炎疫情肆虐的關係,為了防疫的關係,全球有超過數百萬的上班族在一夕之間被迫離開原本的辦公室而選擇在家工作,有些人因此感到開心、雀躍,但也有人無法適應這樣的生活,還是比較習慣以往人聲嘈雜的辦公室。

不知道你是否也有遠距工作的經驗呢?你喜歡在家工作嗎?在家工作有讓你的工作效率變得更好嗎?還是打亂了原有生活的節奏呢?

在今天的節目裡,就讓我來跟你聊聊如何做好在家工作的準備吧!

最近,因為國內疫情又有加劇的跡象,所以很多公司行號又開始恢復居家辦公。就我所知,有不少朋友的公司從農曆新年前一週就開始在家工作了。所以,往昔熱鬧的辦公室可能一下又變得冷清了⋯⋯

如果你必須在家工作,要如何做好準備呢?

最近,國內有一本新書出版,剛好我也有掛名推薦。書名是《在家工作的成功祕訣:美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、具團隊精神的企業競爭新優勢》,作者羅伯特・格雷瑟(Robert Glazer) 是一位跨國夥伴行銷代理公司的創辦人兼執行長。這家名為加速夥伴(Acceleration Partners)的企業,也是目前全球規模最大、歷史最悠久的全面遠距工作組織之一。

另外一位共同作者米克・史隆(Mick Sloan),則是加速夥伴公司的領導發展與內容創新經理。

簡單來說,這本書彙整了加速夥伴這家行銷公司多年來實踐遠距工作的心得。

說到在家工作,對於以往未曾經歷這種工作方式的人,可能會有一種錯覺:誤以為在家工作時員工會偷懶、或者穿著睡衣在家晃來晃去,甚至是一邊工作、一邊吃零食,甚至找到機會就偷懶。

在家工作其實行之有年,早在新冠肺炎疫情開始流行之前,歐美等先進國家早就已經引領了遠距工作的風潮。《在家工作的成功祕訣:美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、具團隊精神的企業競爭新優勢》的兩位作者也提到,過去五年來這種工作型態成長了44%,放眼過去十年來看則成長了91%。

當然,因為疫情的關係讓許多的企業、組織轉變為遠距工作形態,儘管對於這項轉變的經驗和準備有限,但大家很快就發現即便在家工作,大部分的工作內容仍能正常運作。所以,很多企業主也就從一開始的「不得已而為之」,轉變到後來的「從善如流」。

根據美國史丹佛大學經濟學教授尼古拉斯・布魯姆(Nicholas Bloom)和他的兩位研究夥伴針對超過3萬名美國人所做的調查顯示,只有22%的受訪者表示,他們不太需要或完全不想在家工作,其餘則是希望每周在家工作從1天到5天不等,其中希望每星期5天都在家工作的比例,還超過3成。

儘管有些雇主或主管對於員工「在家到底有沒有在工作」,依然存在懷疑與不安,但是調查發現,近40%的受訪者自認在家工作更有效率,主要原因是通勤時間大幅減少。

說到在家工作的優點,可能大家馬上會聯想到「不用通勤」和「彈性工時」。這的確是在家工作最大的兩個好處,另外也有很多人認為可以省下治裝費,穿著可以較為隨性,只要考量舒適即可,不必花太多時間打扮。

當然,在家工作有很多的優點,也必然有一些需要去克服的缺點。國內的yes123求職網就曾做過調查,居家工作的「缺點」,在可複選狀況下,前五名依序是:「因為家人或寵物,造成上班時受干擾、分神」(38.4%)、「上下班時間、工作與生活界線模糊化」(35.8%)、「伙食費、水電費增加」(34.1%),以及「軟硬體設備不足或自費添購」(31.9%)、「少動導致體重增加、體力變差」(27.2%)。

當在家工作已然是未來的趨勢時,我們該如何做好準備呢?

首先,要解決軟、硬體設備的問題。既然是在家上班,也就意味著我們需要使用自己的電腦、網路來連線,而且也可能沒有MIS同仁可以協助。所以,想要好好在家工作,就必須先把自己的電腦以及網路環境準備好。

除了考量電腦的CPU、記憶體和硬碟空間規格之外,網路連線品質也很重要。另外,為了方便參與視訊會議,你也需要準備麥克風和耳機。在《在家工作的成功祕訣:美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、具團隊精神的企業競爭新優勢》這本書中,作者也有提出一些採購或升級設備的建議。

因為在家工作的關係,為了方便與同事或客戶之間的溝通,大家常有機會需要開視訊會議,所以也需要熟悉像是Zoom、Cisco Webex、Microsoft Teams或Google Meet等各式各樣的軟體。

另外,利用雲端服務來共同作業,無論是將工作任務新增到待辦清單、將會議通知新增到行事曆,或是和同事們共同編輯文件、簡報等等,想必也是工作中常見的場景。有趣的是當大家都在家工作,很多人發現工作量反而急速攀升,所以我們除了要熟悉相關軟體或網路服務的操作,建議你最好能慎選工具,盡可能將工作自動化。 

另外,伴隨工作量的增加,可能你也會發現開會的次數變得更頻繁了,而且開會時間也愈拉愈長,導致團隊成員的壓力也愈來愈大。所以,如何有效縮短會議的時間,甚至控管收發電子郵件的頻率,也就成了每個上班族的必修課。

除了解決軟、硬體的問題,當然想要順利在家工作,自我的心理建設與心態調整也很重要。

當所有人都在家辦公的時候,如何與他人有效溝通以及維持良好的工作效率,就會變成兩個很重大的課題。

先來談談溝通這件事。有時候,我們連面對面都很難弄懂對方的真正用意了,更何況是沒碰面呢?想想看,你要如何讓同事或客戶了解你想表達的意思呢?雖然透過視訊軟體的協助,可以讓你縮短距離,感覺好像跟對方「當面」溝通⋯⋯但是,這畢竟跟我們親自到客戶公司去拜訪,或是走到同事的辦公桌旁去交流有所不同。

因此,為了避免誤會,同時也希望能夠增進溝通效率,我們每個人都要耐住性子,設法用淺顯易懂的表達方式,具體地說出自己的想法。當然,如果一次不夠可能就要多講幾次,或者換個方式來表達。我也建議你不要只是用口語表達,也可以多舉例,最好能搭配文件、簡報或圖表來輔助說明。

一開始為了磨合以及建立工作默契,大家可能會花比較多的時間。但是當你開始找到跟他人溝通的方式,並且建立自己的風格與節奏之後,我相信這一切會漸入佳境。

接下來,讓我再來談談:要如何讓自己做到在家工作,也能夠維持跟在辦公室上班時一樣的工作效率?由於目前遠距工作已經逐漸成為主流,有許多為在家工作所設計的軟體或工具也不斷推陳出新,所以建議你不要害怕嘗試新工具,可以多加選擇是用自己的軟體、服務。話說回來,我們身處在二十一世紀,也必須與時俱進。

當然,除了善用各種科技工具的協助,我們也要對於在家工作所可能遭遇的各種改變保持耐心。

在這裏,我也想建議你要適當地把居家生活和工作場景做一些區隔與切分。舉例來說,你可以劃分自己的工作區域與生活休閒區域。當你開始工作的時候,盡可能遠離客廳或餐廳之類的休閒空間。

當然,你也可以透過建立儀式感的方式,讓自己快速進入工作狀態。好比有些人喜歡在工作之前泡杯咖啡、聽點輕音樂,或是先做半小時的瑜伽,我覺得都是不錯的方法。讓自己的身心進入穩定的狀態,不但有助於提升工作效率,也會對身體健康有所幫助。

對了,如果你的克制力比較差,當然要注意別老往廚房跑。免得一直跑去開冰箱,這樣不但會影響工作效率,長久下來也可能對自己的身體造成一些不良影響哦!

還有一點,我也建議你可以考慮採用番茄工作法(Pomodoro Technique)。這是1980年代由Francesco Cirillo所創立的一種時間管理法,簡單來講,就是我們可以使用一個計時器來分割出工作與休息時段。一個番茄鐘,也就是25分鐘,當我們工作了25分鐘,就可以讓自己休息5分鐘,起來喝口水、上個廁所或走動一下。

善加運用番茄工作法,不但有助於專注工作,也能幫助自己調劑身心,建立快慢有致的工作節奏。

另外,如果你是一位主管或老闆的話,根據以往的管理經驗,你可能已經很習慣透過開會以及檢視部屬所寫的週報的方式,來評估與監督同仁們的工作績效。但是當大家都在家工作的時候,可能得要先調整一下過去習慣緊迫盯人的作法。

大家的時間都很寶貴,盯著所有人工作時的一舉一動,是沒有必要的,更何況在遠端的你,也可能很難真正做到滴水不漏的監控。與其把力氣花在無謂的防弊,不如開誠布公,一開始就先好好地跟同仁們溝通。同時,你也可以善用OKR這類的管理工具,或是設定全公司或各部門共同的待辦清單或行事曆,有效地幫助大家擬定明確的目標與清楚的期限。

整體而言,在家工作除了有助於防疫,也有不少的優點。如果從企業的角度來看,不但能夠招募到更多元背景的人才,另外也能讓員工兼顧人身安全又保有工作的彈性,繼續為公司貢獻心力。

如果從員工的角度出發,在家工作也有很多的好處,除了不用通勤和保有彈性工時之外,當然也可省掉一些治裝費和交通費。如果我們在家工作的時候,既保有一些餘裕,又能夠高效工作的話,如此一來不但可以為貴公司帶來許多價值,這樣的技能自然也會成為你未來在職場上相當重要的競爭優勢唷!

希望今天的分享,可以幫你做好在家工作的準備

好囉,我們今天的節目在此進入尾聲了!如果你喜歡《Vista的小聲音》,歡迎訂閱我的YouTube頻道,或是在Apple Podcast幫我打五星評論,並分享這個節目給有興趣的朋友們。

謝謝你,我們下次見囉,掰掰。


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