《Vista的小聲音》:如何舉辦一場網路研討會

眾所周知,這兩年因為受到新冠肺炎疫情肆虐的影響,許多活動和培訓課程紛紛被迫轉往線上發展,也帶動了新一波的數位轉型浪潮。這段日子以來,相信大家已經很習慣使用數位工具來開會了!也因為這個緣故,過去這一年來,視訊會議和網路研討會在產業界、學術界以及公部門的使用頻率大幅增加,受歡迎程度不在話下。

根據視訊會議平台ClickMeeting的調查顯示,2020年時透過該公司在全球範圍內提供的虛擬活動數量快速成長,與2019年相比成長了近270%,顯見業界已普遍接受透過線上方式來推動銷售和提高品牌知名度。

此外,美國內容行銷協會之前也發布了一項調查,指出2020年最大的變化如下:

實體活動從73%一口氣下降到42%,反觀虛擬活動、網路研討會與線上課程則從57%增加到67%,而直播內容也從10%增加到29%。有鑒於線上活動所具備的優勢,也讓愈來愈多的企業、組織決定將網路研討會、直播活動納入其內容行銷的策略之中。不難想像,這將會成為一種新常態。

毫無疑問,網路研討會將是一種強大的內容行銷工具。它的優點包括:具有廣泛的受眾範圍、舉辦時間和地點保有靈活性、易於擷取和統計的數據以及與實體活動相比,製作成本相對較低廉。此外,網路研討會也有利於業務銷售,業者可透過與潛在客戶之間有意義的對話,提高企業的知名度並同時為目標受眾提供具體價值。

以業界最在乎的訂單轉化率來說,固然平均轉化率會因為研討會主題、類型的殊異而有所不同,但根據on24.com的報告發現,通訊產品類網路研討會的平均轉化率為68.78%,而在繼續教育類網路研討會,平均轉化率也可來到36.82%,可說是表現亮眼!

至於網路研討會的時間長度,根據BigMarker的調查,有44%的參與者偏好長度約45分鐘的會議,另有41%的人表示希望時長為30分鐘。

所以,如果貴公司要舉辦網路研討會,建議把時間控制在30到40分鐘之內。而最好的舉辦時段,則是上午的時段,這是大家最有精神且也比較有空與會的空檔。

至於要如何舉辦網路研討會呢?可以參考以下的七個步驟:

1. 選擇網路研討會平臺

首先,你必須弄清楚舉辦網路研討會的目的,像是為了線上教學或產品展示等等,再根據需求來選擇網路研討會平臺。目前有許多免費和付費的平臺可供選擇,像是大家所熟悉的Zoom、Google Meet等等。除了選擇合適的平臺,當然還得添購麥克風和網路攝影機等相關的軟硬體設備。

2. 設定活動主題

想清楚你舉辦網路研討會的目的是為了什麼?是想要增加訂單?推出新產品?還是想要提供客戶服務?想要舉辦一場成功的網路研討會,最好能聚焦主題並做好準備,並確保觀眾有興趣聽完整場活動,不至於中途離席。

3. 選擇合適的日期和時間

如果你希望這場網路研討會可以盡量吸引更多的目標受眾,那麼就要慎選合適的日期和時間。根據國外調查,上午9點到11點之間進行的網路研討會的出席率,要比其他時段高出93%。

4. 設計你的品牌

除了為你的網路研討會選擇一個精彩的主題,請記得創建與你的品牌相匹配的相關圖片和登錄頁面。包括指向註冊頁面的連結、演講者姓名和引人注目的行動呼籲用語。另外,也可考慮創立一個好記的主題標籤,以便在社群媒體上宣傳你的網路研討會。

5. 發出活動邀請

想舉辦一個成功的網路研討會,必要的行銷宣傳不可少。請保留一個月的宣傳期,至少提早向你的客戶或鎖定的目標受眾發送電子郵件邀請。也別忘了在貴網站和社群媒體上宣傳你的網路研討會,提醒大家報名參加。

6. 事先測試與演練

除了事先準備簡報檔案並進行排練之外,你還需要針對網路研討會進行技術檢查。確保這場活動可以順利進行,讓參與者都能順利登入,並在活動開始之前處理好所有的技術支援問題。

7. 後續跟進與檢討

舉辦網路研討會時,請記得讓所有與會者可以自由提問或填寫簡短的問卷調查。會後,請記得發送感謝函或簡短的問卷調查,藉此收集與會者對於這場網路研討會的意見回饋。當然,信件中請一定要提到下一次活動舉辦的時間或相關的行動呼籲

我相信,如果你能夠參考以上七個步驟,一定可以舉辦一場精彩的網路研討會。倘若你還有任何的問題,也歡迎留言跟我討論唷!

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