《Vista的小聲音》：如何做好時間管理

又是一週的開始，不知道您這個禮拜有什麼計畫嗎？打算做哪些工作或有趣的事情嗎？

說到「時間管理」，我相信很多上班族朋友都曾關注過這個議題。近年來因為四處授課的緣故，也時常會有一些學員問我：「老師，感覺您的工作效率很好。請問您平常都怎麼安排自己的時間跟作息呢？」

以寫作來說，當我建立了一套流程與機制之後，自然能夠在半小時之內寫好一篇部落格文章。至於做其他的事情，我想道理也是相通的。

嗯，一聊起「時間管理」這個話題，我可以感受到它真的是許多上班族朋友心中的痛呀！甚至還有好幾位朋友問我最近有沒計畫開設時間管理的課程，希望我可以整理出一些有效的方法跟大家分享。

可想而知，大家的行事曆上頭，想必都記著密密麻麻的待辦事項、工作清單和會議通知吧？但問題來了，每個人的時間、精力往往都極其有限，您真的能把自己紀錄的這些事情都做好、做滿嗎？

也許我們應該換個思維，專注在設法完成對自己有價值、意義的事情上！在今天的節目裡，就讓Vista來跟您分享如何做好時間管理的方法吧！

其實，說到「時間管理」，相信您一定不陌生吧？甚至可能跟我一樣，嘗試過千百種時間管理的方法，像是：GTD法、柳比歇夫時間管理法、時間軸法、時間四象限法、番茄（鐘）工作法、甘特圖法、垂直分析法、先吃掉那隻青蛙法、四點起床法、專注冥想法以及視覺模擬計時器法⋯⋯等等。

這些方法都很棒，也各自有其學理根據，但問題來了，為何大多數朋友照做之後還是失敗呢？嗯，不知道您有沒有聽過這樣的說法？有人說過：「時間是無法管理的，只有我們自己可以被管理。」

舉例來說，很多人都有拖延症這個壞毛病，如果我們沒有先找到問題的癥結（好比為何自己會有拖延症？），光只是買了一堆時間管理的書來看，可能很難對症下藥，更遑論養成有效運用時間的習慣了！

已故的成功學大師史蒂芬・柯維（Stephen R. Covey）在《與時間有約》這本書中曾經提到，人們每天都要面對如何善用時間的挑戰。他認為，人生的一大課題是把最重要的事視為當務之急。

他指出有兩個會影響時間運用的重要元素，分別是急迫性與重要性，但人們常把這兩件事混淆了。所以，時間管理的第一課，就是要練習區別出急迫性與重要性。

很多人都被「急迫但不重要」的瑣事騙走時間，但我在這邊也要特別提醒大家：對於那些看起來「重要且急迫」的事情，也要格外小心、謹慎！

如果您平常有列待辦清單的習慣，也許會跟以前的我一樣，迫不及待地想要把上頭的工作事項「消滅」掉吧？當您看到滿滿的工作清單上頭打了勾勾，是否就有一種莫名的快感？

但是光「消滅」待辦事項可能還不夠，我們更要懂得辨認出高價值的工作任務，然後設法把自己每天最珍貴的黃金時間與專注力，保留給這些最重要且具有高價值的事項。而除了設法提升單位時間內的專注力，我也覺得也很有必要善用筆記本或數位工具來建立自己的人生任務管理系統。

想要做好時間管理，其實得先學會聚焦和專注。換句話說，我們得要學習專注在完成了「什麼」，這比完成「多少」更來得重要。

《最有生產力的一年》的作者克里斯・貝利（Chris Bailey）建議，可以用以下方式，來釐清對自己影響最大的任務或計畫：

• 列出所有覺得自己應該做的事項清單：把所有必須做的工作全部寫在一張紙或一份文件上。
• 要求自己選一項最有影響力的工作：仔細檢視這些事，然後問自己，如果一天只能做這其中的一項工作，哪一項能讓您在花費一樣時間的前提下，創造最大成就？
• 再問一次，選出第二、第三大影響的任務：選出最重要的那一項之後，再問自己一次，如果在花費時間相同的狀況下，什麼是第二大和第三大最能為您創造績效的工作？

想清楚之後，再為每天必須執行的事情設定固定時間。以我來說，如果每天都需要寫作、閱讀和錄製Podcast的話，那麼就要保留足夠的時間給這些事情。

也許，您很擔心自己時間不夠用。所以，這時我就要請您勇於拒絕那些不大重要的事。話說回來，學會說「不」，其實也是非常重要的！

除此之外，很多事情未必都需要自己動手。要知道，「事必躬親」也已經不符合當今的時代潮流了，很多事情其實可以考慮委託他人處理；甚至，現在外包的管道和方式也很多，只要您願意支付一些費用，很多事情都可以請人代勞。

想要讓自己的生活有一些餘裕，建立固定的作息與儀式很重要。更要懂得去判斷各種事務的輕重緩急，盡量避免在一些無謂的瑣事上鑽牛角尖。善用手邊的筆記本或數位工具，寫下腦海中閃現的所有想法，然後逐一檢視，找出最有價值且需要優先處理的事項。

我們也要設法用最大力量保護自己的精力，別讓密密麻麻的行事曆綁架了我們的寶貴時間。每天保留一些時間做喜歡的事，無論是學習、運動、社交、追劇或放空，也都是對自己很有幫助的事。

生活要快慢有致，才能感受出它的真實滋味。「時間管理」誠然是一個很大的學問，但我想只要我們做好自我管理，掌握抓大放小的原則，做起事來一定能夠游刃有餘。

嗯，以上就是今天我想跟大家分享的一些有關「時間管理」的技巧，希望對您有幫助！最後，我想提醒大家：「時間管理」不只是一門學問，更是行動的藝術，所以請大家要邊做邊優化、修正，才能提高工作效率喔！

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