建立良好的公共關係,從媒體溝通與新聞稿撰寫開始



上次,我曾跟大家分享──新創公司該如何尋求媒體曝光?

基於個人以往任職媒體產業的經驗,加上近年來與眾多新創團隊的接觸,我發現國內許多中小企業或新創公司,對新聞稿撰寫有很大的需求。比較可惜的是大家普遍不夠理解媒體的屬性和需求,導致在溝通過程中常遇到瓶頸,久而久之,也就很難透過媒介來傳達訊息給社會大眾了。

所以,我想利用這篇文章來跟大家談談,正處於從零到一階段的新創團隊,該如何運用正確的資訊與方式,找到合適的市場切入點?進而透過與媒體的溝通、傳達,將自家產品的亮點推廣出去。當然,並非只有擔任公關的朋友需要注意理解相關細節,一般職場人士也很適合來了解一下哦!

根據維基百科的介紹,新聞稿或稱通訊稿,是一種新聞式宣傳文稿,由公司、機構、政府、學校等單位發送予新聞傳媒的通信文件,用以公布有新聞價值的消息。

新聞稿的基本架構,必須掌握「5W1H」的原則,也就是透過這份新聞稿必須知道:是哪個單位發出的稿件?有什麼事情何時要發生?為什麼要跟大家說明?想要說的事由是什麼?在哪裡發生?如何參與或購買商品?

撰寫新聞稿,通常使用倒金字塔式結構。倒金字塔結構是絕大多數客觀報導的寫作規則,同時也是最為常見的新聞寫作敘事結構。換言之,也就是把最重要的資訊寫在前面,一段文句只寫一個事實,而且以陳述事實為主,但不發表議論。

倒金字塔式寫作的優點,則包括可以快速寫作、方便快速編輯和刪減,以及有利於閱聽大眾快速閱讀與掌握重點。

至於新聞稿該怎麼寫?我覺得一下筆就切入重點(get to the point),思考可以帶給讀者的利益、價值是什麼?可針對個別媒體提供不同內容或切入點,同時也要謹記發佈新聞稿的目的是為了傳達有用的資訊,而非只是推廣促銷。切忌過於自我宣傳,以免白忙一場。

簡單總結一下,我認為若想要透過媒體傳達訊息給社會大眾,大家必須掌握以下這幾個關鍵因素:

  • 簡潔有力,讓讀者吸收資訊不費力。
  • 內容有獨到的觀點或特別的利益。
  • 可以滿足讀者的需求或協助解決問題。
  • 文筆通順,邏輯清晰。
  • 結合時事熱潮,易於被轉發分享或渲染。
  • 鎖定屬性合適的媒體或新聞管道。

至於要如何與媒體互動,我覺得必須先瞭解不同媒體的屬性以及需求,掌握相關產業線記者的情報,以同理心、公平心來對待媒體記者。

最近,因為新冠肺炎疫情肆虐的緣故,導致百業蕭條。所以,各行各業都在尋求突圍與曝光的機會。如果您剛好負責貴公司的媒體公關或行銷宣傳工作,該如何找到媒體有興趣報導的題材呢?

舉例來說,以《商業周刊》、《天下雜誌》和《數位時代》來說,儘管這幾本雜誌都隸屬於財經媒體的範疇,但是他們所關注的事件焦點和切入角度,卻可能因為目標族群、媒體屬性和定位的不同而有所殊異。

所以,現在您知道該怎麼辦嗎?

此外,大家也要謹記新聞價值凌駕一切,千萬不要為了宣傳做出有違職場倫理的事情,或是厚此薄彼,失信於記者。誠然,在我們和媒體溝通的過程中,的確充滿很多的細節,而新聞稿撰寫也和一般文案寫作有些不同的地方。嗯,歡迎大家一起來交流!

★ 特色圖片來源:unsplash.com

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